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用myEXCEL.net(网络Excel平台)实现费用报销管理系统

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发表于 2018-11-20 16:36:09 | 显示全部楼层 |阅读模式

注意:本教程不详细描述具体操作步骤,所描述的内容只是为了说明问题,详细操作步骤请参考《系统操作手册》,学习时还可以结合与该文档一起提供的样例数据库,以便取得更好的效果。另外,样例数据库中的用户除了“admin”和“user0”以外,口令都为“aaa”。
引言
       当今社会信息万变,信息管理系统已经成为了现代企业必不可少的管理工具。市场上各种各样的管理软件淋漓满目,但真正能适合自己、能适应管理与业务不断变化的需求,并且成本低廉、学习容易、易于推广,这样的管理软件并不多。在这里笔者向你推荐myEXCEL.net,她以Excel为操作界面,上手容易,培训难度大为降低,各种表格模板、工作流程都是客户自己根据自身企业的特点自己设计,并且可以随需而变。更为重要的是,以上种种工作完全不用专业IT程序员的参与,而是完全由企业的管理者从管理的角度来进行设计的。
       下面我们就看看如何用myEXCEL.net来实现一个企业费用管理系统,期间需要花费的时间不多,该系统包含了费用的计划审批、费用的报销、各种费用数据的查询、费用的统计分析、图形分析等功能。
业务规则
1、  费用的计划与审批
每月月末,各个部门的文员手工填写各自部门的下月费用计划申请,并由部门经理签字,最后交由财务主管审批,审批通过后,就成为了下月部门费用报销的控制指标了。
2、  费用报销
报销人员填写报销单,先由部门经理签字,最后交给会计审核,如果超过了费
用控制指标,还需有财务主管审批,如果审批不通过,那么就拒绝该次费用报销。
3、  费用统计
每月月底,各部门的行政人员统计各自部门的费用流水账;财务人员汇总各个
              部门的费用并上报财务主管和各部门经理。
系统建设目标
1、  统一数据入口,避免数据重复录入,提高效率
系统的原始数据就是《部门月度费用计划申请表》和《费用报销单》,在手工情况下,这些数据往往在各个环节重复录入,导致工作效率低下,并容易造成数据不一致的情况。
2、  严格审批流程
例如,会计人员发现报销的费用已经超出预算后,就必须经财务主管审批等。
3、  费用统计自动化,及时准确,以便加强费用控制
系统应可以根据《费用报销单》自动完成各种数据汇总工作。
4、  数据查看方面,权限控制合理
可以方便查询自己权限范围内的各种数据。
功能设计
1、《部门月度费用计划申请表》、《费用报销单》
       本系统的原始数据入口,各汇总表的数据来源,并通过流程驱动强制进行审批流程,
以加强费用控制力度。
2、《部门费用报销台账》、《部门各类费用年度支出表》、《各部门各类费用月度汇总表》、《各部门年度费用汇总表》
       通过使用表间取数公式从《费用报销单》中获取各种数据,生成相关费用汇总表。
3、结合Excel的图表功能,进行直观的图形分析。
4、通过设置权限使得相关人员只能查看权限范围内的数据。
5、模板设计、填报和数据查看权限
设计
查看
系统设计人员
各部门文员和经理,并且只能查看自己部门的数据
部门各人
《部门费用报销台账》
各部门经理
《各部门各类费用月度汇总表》《各部门年度费用汇总表》
财务部经理
6、组织机构
系统使用人员
总经办
总经理
张经理    zhjl
小丁,xd
小红,xh
行政部
行政部经理
文员
李经理(采购) ljl
张三 zhs
采购员
王五ww
生产部
生产部经理
王工 wg
车间主任
文员
林经理linjl
国强gq
业务员
陈美cm
仓管部
仓管部经理
仓管员
华强 hq
实现一、        建立组织机构、角色、人员
1、  用admin登录,并进入系统管理控制台,建立顶级机构信息
2、建立部门
3、建立角色(岗位),如下图所示:
4、建立用户,并指定相应的角色,如下图所示:
二、建立数据规范
1、建立数据规范“费用种类”
假设“费用种类”包括差旅费、电话费、办公费、交通费和接待费5种,因为在填写《费用报销单》时需要输入“费用种类”,要求输入的必须是前面5种费用之一,如果输入的时候出现不正确或者不规范的情况,例如“办公费”写成了“办公用品费”,虽然我们理解的意义是一样的,但对计算机来说是不一样的,最终会导致费用汇总是出现错误。
为了防止这种情况的发生,我们可以把“费用种类”设置为数据规范,并绑定数据项目“费用种类”,这样用户就只能通过选择进行输入了,这样做不但规范了“费用种类”的输入,而且还提高了数据输入的速度。
除了自定义的数据规范以外,系统还提供了一些预定义的数据规范,例如“当前登录用户名称”等,要善加利用,可以显著提高输入的方便性。
2、建立自动编号数据规范“费用计划单号”和“报销单号”,以便系统自动给《部门月度费用计划申请表》和《费用报销单》自动编号
三、建立报表(单据)模板
1、建立《部门月度费用计划申请表》
       设置“填报权限”
       设置“数据查看权限”
       通过“高级…”设置,进一步限定只能查看“本部门填报的数据”
       画制模板样式
把图中的浅绿色单元格定义为“单一数据项目”
注意:“年度”、“月度”和“部门”的组合必须是唯一的,“编号”也是唯一的,并绑定了数据规范“费用计划单据”,实现自动填写。“填表人”、“部门”、“部门经理”、“会计”、“财务部经理”和“填表日期”也绑定了系统数据规范,实现自动填写。
把图中的浅黄色单元格定义为“重复数据项目”
注意:该重复数据项目的布局方式是“按列”,另外,因为费用种类就这么多,所以数据区设为不允许向右扩展。
建立“工作流程”
流程传递解释:文员先填表,然后传给部门经理签字,然后继续向下传递,如果金额合计 > 10000,流程会自动传到财务经理那里进行审批,否则直接传给会计进行审批,最后把审批结果传给文员(流程发起人),流程处理完毕。在传递过程中如果发现有问题,还可以回退给上一处理人。
流程中各“任务”的属性设置请参考本教程的样例数据库。
2、  建立《费用报销单》模板
权限设置、数据项目定义都类似,下面不再重复说明,详细请参考本教程样例数据库。
       设置传递流程
设置表间取数公式
“获取已报销费用”
“获取本月计划费用”
3、建立《部门费用报销台账》模板
权限设置、数据项目定义都类似,下面不再重复说明,详细请参考本教程样例数据库。
       模板样式
该报表的数据来源于《费用报销单》(已经批准的),所以建立如下表间公式:
另外,五种费用合计可以不建立数据项目(建立也可以),并且直接通过Excel公式计算即可,例如“差旅费合计”可以通过该公式获取:=SUMIF(D820,"差旅费",E8:E20)
还有,因为重复数据项目的行数不固定,应设成可以向下扩展。
4、建立《部门各类费用年度支出表》模板
权限设置、数据项目定义都类似,下面不再重复说明,详细请参考本教程样例数据库。
       模板样式
该报表的数据来源于《费用报销单》(已经批准的),所以建立如下表间公式:
       “一月数据”
其它月份的取数公式类似,不再重复说明。
注意:如果该模板的重复数据项目用交叉表来实现,可会更简单。
5、建立《各部门各类费用月度汇总表》模板
权限设置、数据项目定义都类似,下面不再重复说明,详细请参考本教程样例数据库。
模板样式
部门可以在格式中预先填写好,这样在填报时就可以不必进行填写了。
该报表的数据来源于《费用报销单》(已经批准的),所以建立如下表间公式:
       “获取差旅费”
按照类似的方式依次建立其它费用的取数公式。
6、《各部门年度费用汇总表》
权限设置、数据项目定义都类似,下面不再重复说明,详细请参考本教程样例数据库。
模板样式
该报表的数据来源于《费用报销单》(已经批准的),所以建立如下表间公式:
       “一月份数据”
按照类似的方式依次建立其它月份的取数公式。
四、系统应用
1、销售部文员陈美填写2006-11的费用计划
由于绑定了数据规范,“编号”、“填表人”、“填表日期”和“部门”都由系统自动填上了。根据流程的设置,在“填表”任务中,“部门经理”、“会计”和“财务部经理”是不能填写的,因此系统会自动做相应的限制。所以陈美只需填写“年度”、“月度”和各种费用即可。
最后点击保存数据,并且点击传递给部门经理进行审批。
如上图所示,输入“处理意见”和“提示后序执行人”,然后点击“确定”即可。
3、  这时,销售部经理林经理的待处理任务中就会出现刚才的申请单,如下图所示,
这时选中该任务,然后点击“处理”即可,如下图所示,
这时,“部门经理”自动填上了“林经理”,接着点击进行传递,由于费用合计已经大于10000,系统会自动把申请表传到财务部经理那里进行审批,如下图所示:
就这样一步一步向下传递,直到最后一个任务。流程传递完成以后,相应单据的数据就可以在报表查看控制台进行查看(要有查看权限)。如下图所示:
4、  按照类似的方式,采购部王五也填写了2006-11的费用计划,并得到了批准。
5、  销售部“国强”输入一张报销单,如下图所示:
并传递到了部门经理等待审批。
6、  销售部经理“林经理”在待处理任务发现新增了一条任务,点击“处理”,如下图所示:
这时你会发现,系统自动执行了表间取数公式,获取了“已报销金额”和“本月费用计划”;
接着点击进行传递,系统会根据“金额 + 已报销金额 ”是否大于“本月费用计划”来决定是先传给“财务部经理审批”还是直接传给“会计审批”,这里因为是小于,所以是直接传给“会计审批”,如下图所示:
就这样一步一步传递下去,直到完成为止。
7、  接着,销售部的“富强”和采购部的“张三”也输入了报销单,并且都已经走完流程。
8、  销售部经理“林经理”查看本部门的《部门费用报销台账》;点击打开模板,先输入“起始日期”和“截止日期”,然后点击,选择要执行的表间取数公式,
点击“确定”,结果如下图所示:
9、销售部经理“林经理”查看本部门的《部门各类费用年度支出表》,执行“十一月数据”表间取数公式,结果如下图所示:
9、  财务部经理查看《各部门各类费用月度汇总表》,执行相关表间取数公式后,结果如下图所示:
10、财务部经理查看《各部门年度费用汇总表》,执行相关表间取数公式后,结果如下图所示:
说明:填表并且保存后,可以在数据查看控制台进行查看,但象上面的各个汇总表,它们的数据事实上是可以不保存,而是每次根据你输入的条件立即执行表间取数公式即可。如果你要强制某个报表不能保存数据,只要选中模板属性中的“只用于查询”即可,如下图所示:
五、结合Excel图表功能实现动态图形分析
先在模板编辑中,对相应数据区域按Excel的方式建立你所需要的分析图形,如下图所示:
保存后,我们进行填报,效果如下图所示:
六、结束语
       到这里,这个费用报销系统已经基本完成,在设计我们可以体会到myEXCEL.net(网络Excel平台)由如下特点:
1、  整个设计过程不需要编写程序,不需要程序员的参与。
2、  完全利用了Excel的操作知识,容易上手。
3、  完全可以根据自身的需要设计出符合自己需求的系统。
4、  系统在使用中可以不断完善、不断扩充。
5、  可以利用“数据规范”来规范数据的收入、减少错误和提高输入速度。
6、  可以利用强大的表间取数公式实现数据的自动统计、分析。
7、  可以利用强大的工作流引擎来规范管理流程。
8、  权限设置严密而又不失灵活性。
9、  结合Excel的图表功能,实现图文并茂。

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